Wielu przedsiębiorców często zadaje sobie pytanie, co wybrać: księgowa pracująca w innej firmie, dorabiająca po godzinach, księgowa na część etatu, cały etat, a może biuro rachunkowe? Co jest tańsze, co lepsze, jaki model sprawdzi się w jego firmie? Poniżej przedstawiam podstawowe zalety i wady obu rozwiązań.
Księgowa - wady:
- Aby zatrudnić profesjonalną osobę najpierw należy przeprowadzić rekrutację. Nie jest prosto ocenić profesjonalizm danej osoby, nie posiadając samemu informacji na temat wiedzy jakiej powinno się oczekiwać od kandydata i umiejętnościach jakie kandydat powinien mieć opanowane. Rekrutacja musi być zatem przeprowadzona przez profesjonalistę, co jest procesem kosztownym i niekoniecznie jednorazowym.
- Zatrudnienie osoby pracującej „po godzinach”, bez oficjalnej umowy to niska cena z wysokim ryzykiem – taka osoba nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej za swoje działania, a zatrudnienie bez koniecznych zgłoszeń obciąża także przedsiębiorcę,
- Zatrudnienie księgowej tak jak każdego pracownika wiąże się z szeregiem obowiązków i ograniczeń przedsiębiorcy jako pracodawcy, począwszy od badań lekarskich, szkoleń bhp, urlopów, płatnych wynagrodzeniach za czas choroby, sposobami i terminami zwolnienia zatrudnianej osoby,
- Każda zmiana na stanowisku księgowej to problem pracodawcy – to pracodawca musi zapewnić przekazanie zarówno specyfiki działania jak i systemu rozliczeń przyjętego w danej jednostce (nierzadko może przecież zostać zaskoczony wypowiedzeniem pracownika), jak również zapewnić ciągłość pracy, za którą odpowiada.
- O ile zmiana na stanowisku, to sytuacja mniej typowa, o tyle urlop lub krótsza lub dłuższa choroba to typowe zdarzenia, które będą miały miejsce na pewno (urlop) lub prawie na pewno (choroba) - a to przedsiębiorca odpowiada za ciągłość pracy i terminową realizację wszystkich zobowiązań czy to podatkowych czy związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
- Pracownik zasadniczo odpowiada za szkodę wyrządzoną pracodawcy, ale jest to w większości przypadków odpowiedzialność ograniczona do wysokości jego trzech pensji, zatem to na przedsiębiorcy i pracodawcy zarazem praktycznie spoczywa pełna odpowiedzialność finansowa za poprawność dokonanych rozliczeń,
- Pracodawca zatrudniając księgową – samemu nie będąc profesjonalistą – nie jest w stanie zapewnić nadzoru i kontroli pracownika (bo musiałby mieć dwie księgowe). Jest to o tyle ważne, że każda osoba błędy popełnia, nie ma ludzi nieomylnych, czasem rzecz oczywista umyka nawet najlepszym, a druga „para oczu” zauważy błąd od razu.
- Księgowa pracując sama nie ma możliwości skonsultowania problemu podatkowego ze współpracownikami, omówienie go i wymiany doświadczeń, często taka „burza mózgów” prowadzi do innego spojrzenia na problem,
- Przedsiębiorca musi także zapewnić zarówno narzędzia pracy księgowej – począwszy od rzeczy oczywistych jak stanowisko pracy czy niezbędne materiały biurowe – ale także oprogramowanie, jego aktualizację, dostęp do fachowej wiedzy czy cykliczne szkolenia.
- Kontrola w biurze klienta potrafi zdezorganizować pracę lub czasem wręcz uniemożliwia jej normalne funkcjonowanie – nie zawsze też klient dysponuje odpowiednimi warunkami, by zapewnić kontrolowanym miejsce nie kolidujące z pracą firmy.
Księgowa – zalety:
- Księgowania w firmie zatrudniającej księgową odbywają się na bieżąco – z dnia na dzień – jest więc możliwość stałego monitorowania tego co dzieje się w firmie i szybszego reagowania na błędy,
- Jest to pracownik na etacie, zatem przedsiębiorca kupuje czas księgowej ryczałtowo. Niezależnie od tego jak wiele czynności będzie wykonanych w czasie pracy, wynagrodzenie za świadczoną pracę będzie zasadniczo to samo. Jeśli księgowa ma „wolne moce przerobowe” można jej zlecić wykonanie także innych zadań,
- Księgowa zajmuje się tylko i wyłącznie firmą klienta, dobrze ją zna a ponadto może w każdym momencie odsunąć bieżące sprawy, które klient uzna za mniej priorytetowe i zająć się tym, co akurat zostało zlecone; czas reakcji jest więc zdecydowanie szybszy.
- Pracodawca ma 100% wpływ na to, kogo zatrudnia – tj. zmiany na stanowisku księgowej obsługującej firmę nie są możliwe bez jego zgody.
Zalety biura rachunkowego:
- Biuro odpowiada finansowo – czy to majątkiem firmy lub/i całym majątkiem właściciela za wyrządzone szkody,
- Biuro ma obowiązkowe ubezpieczenie OC – zatem nawet braki na koncie firmy, czy też brak majątku właściciela nie sprawia, że wyrządzona szkoda pozostaje bez pokrycia,
- Biuro odpowiada za ciągłość pracy - zwolnienia, urlopy, chorobowe, ciąże i inne zdarzenia wpływające na ciągłość pracy są problemem biura, a nie obsługiwanego klienta,
- Biuro zapewnia także stanowisko pracy, dba o aktualność oprogramowania, dostęp do fachowej wiedzy i szkolenia,
- Wynagrodzenie biura ma bezpośrednio odzwierciedlenie w wykonanych na rzecz klienta czynnościach – znaczne zmniejszenie wykonywanej pracy oznacza (w większości biur) automatycznie mniejszą opłatę,
- Praca w biurze, gdzie zatrudnionych jest kilku doświadczonych profesjonalistów, lub tak jak w naszej Kancelarii doradca podatkowy – pozwala na zespołowe rozwiązywanie pojawiających się problemów podatkowych, a w każdej branży takie wsparcie jest bezcenne,
- Biuro musi zapewnić stały nadzór nad pracą pracowników – bo tak jak wskazano w pierwszym akapicie odpowiada finansowo za popełnione błędy.
Wady biura rachunkowego:
- Biuro pobiera wynagrodzenie za konkretne określone w umowie czynności i w ilościach tam wskazanych – wynagrodzenie jest zależne zatem od nakładu pracy jaki jest konieczny by prawidłowo rozliczyć klienta i może różnić się w każdym miesiącu,
- W zakres usługi księgowej nie wchodzą wszystkie sprawy związane z szeroko pojętymi sprawami administracyjnymi firmy,
- Czynności zlecone poza określonymi w umowie są czynnościami dodatkowo płatnymi,
- Czas wykonania dodatkowego zlecenia jest zależny od kilku czynników – gdyż biuro nie obsługuje jednej firmy i w okresach wzmożonej pracy musi dokonać kategoryzacji czynności priorytetowych (mając oczywiście na uwadze dobro klientów),