Kasa fiskalna – poradnik

Poniżej prezentujemy praktyczny poradnik, dla osób, które zaczynają ewidencjonowanie za pomocą kas fiskalnych.

Na samym początku należy wyraźnie zaznaczyć iż obowiązek rejestrowania sprzedaży w kasie fiskalnej dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Jeśli więc dany przedsiębiorca nie świadczy usług na rzecz osób fizycznych a jedynie dla innych firm – nie ma obowiązku rejestrowania  sprzedaży w kasie. Należy także pamiętać, że fakt wystawienia faktury dla osoby fizycznej nie sprawia, iż analizując obowiązek bądź brak obowiązku ewidencji w kasie należy ją traktować jako firmę. Pomimo wystawienia faktury, taka sprzedaż jest nadal sprzedażą na rzecz osób fizycznych.

Kto NIE MA obowiązku zainstalowania kasy fiskalnej (do dnia 31.12.2016 r.)?

  1. Podatnicy, których obrót (tj. przychód ze sprzedaży) zrealizowany na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20.000 zł, lub jeśli działalność nie była prowadzona przez cały rok – w proporcji do okresu wykonywania sprzedaży (np. podatnik rozpoczął działalność 4 kwietnia 2015 roku, pierwszej sprzedaży dokonał 30 maja 2015 roku – należy wyliczyć proporcję począwszy od 30 maja – podatnikowi nie będzie przysługiwał cały 20 tys. limit, ale jego część).
  2. Podatnicy, którzy rozpoczynają działalność i przewidują, że do końca roku obrót nie przekroczy 20 tys. zł (czyli jeśli przewidują, to powinny zainstalować kasę od razu).
  3. Podatnicy, którzy dokonują dostawy  towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania a udział takiej sprzedaży w sprzedaży ogółem wynosił w poprzednim roku podatkowym więcej niż 80%.
  4. Podatnicy, którzy rozpoczynają działalność a przewidywany udział procentowy w sprzedaży usług lub dostawy towarów zwolnionych z ewidencjonowania za okres pierwszych 6 miesięcy, lub za okres do końca roku – jeśli do końca roku jest mniej niż 6 miesięcy – będzie wyższy niż 80%.

Kto MA obowiązek ewidencjonowania w kasie fiskalnej?

  1. Jeśli już w poprzednim roku przekroczyliśmy limit 20 tys. bądź udział sprzedaży zwolnionej z ewidencjonowania był niższy niż 80% – nowy rok podatkowy nie „kasuje” tego obowiązku.
  2.  Zwolnień nie stosuje się także do dostaw:
  • gazu płynnego,
  • części do silników,
  • silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów,
  • nadwozi do pojazdów silnikowych,
  • przyczep i naczep, kontenerów,
  • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,
  • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych,
  • silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,
  • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten,
  • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
  • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem takich metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
  • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
  • wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
  • perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

(na szaro zaznaczono dostawę, która może być zwolniona z ewidencjonowania pod warunkiem, iż świadczona jest na rzecz określonego typu podmiotów – np. pracowników podatnika).

3. Zwolnień nie stosuje się do świadczenia usług:

  • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyjątkami).
  • przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
  • naprawy pojazdów silnikowych, oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania)
  • w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych (z wyłączeniem czynności notarialnych)
  • doradztwa podatkowego,
  • związanych z wyżywieniem wyłącznie – świadczonych przez placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług przygotowania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
  • fryzjerski, kosmetycznych i kosmetologicznych  (z drobnymi wyjątkami).

Istnieje także szereg czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania – ich szczegółowy wykaz można sprawdzić tutaj – http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20140001544

Nadto zwolniona z obowiązku ewidencjonowania jest sprzedaż dotycząca szczególnych czynności (nie dotyczą jednakże usług z pkt 3, co do których zwolnień się nie stosuje), z czego najważniejsze zwolnienia dotyczą:

  1. Dostawy nieruchomości,
  2. Dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnej czynności dotyczyła,
  3. Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku, spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnej czynności dotyczyła (można wykorzystać w najmie prywatnym),
  4. Dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Proszę zwrócić szczególną uwagę na zasady zgłaszania rozpoczęcia ewidencji do urzędu skarbowego, gdyż warunkują one skorzystanie z ulgi na zakup kasy.

Kupujemy kasę – jak wybrać?

Przede wszystkim należy sobie odpowiedzieć na pytanie jak dużo i jakie transakcje będziemy na tej kasie ewidencjonować – nie tylko obecnie ale i w przyszłości – czy kasa ma obsługiwać dużą czy niewielką ilość paragonów dziennie, czy kasa ma mieć możliwość drukowania także faktur, czy ma mieć możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi takimi jak czytnik kodów kreskowych czy szuflada kasjerska, czy kasa ma być używana także u klienta na miejscu (może właśnie potrzebujemy kasy przenośnej).

Na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, od dnia 1 października 2013 roku, wydruk z kasy fiskalnej powinien zawierać, a zatem sama kasa fiskalna powinna mieć możliwość wprowadzenia takich danych jak:

• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
• wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy

Kupując nową kasę należy zatem upewnić się, że urządzenie to będzie pozwalało na umieszczenie tych danych, gdyż od 1 października 2013 roku umieszczanie tych danych na paragonie będzie obowiązkowe.

Koszty użytkowania kasy

Przykładowe ceny związane z użytkowaniem kasy:

pierwsze programowanie kasy fiskalnej – 0-150 zł
pierwsze programowanie drukarki fiskalnej – 0- 100 zł
fiskalizacja – 100-200 zł
ustawowy przegląd techniczny – 80 zł – 250 zł

Warto zatem przy wyborze kasy a zatem i serwisu (zmiana serwisu jest związana z dodatkowymi obowiązkami, kasy kupionej u jednego sprzedawcy nie można serwisować u innych) zapytać również jakie są dodatkowe koszty związane z uruchomieniem kasy. Takie usługi jak programowanie kasy czy jej fiskalizacja mogą być w pakiecie z kupioną kasą, ale mogą też znacznie podrożyć zakupiony okazyjnie sprzęt. W przypadku gdy nie zakupujemy kasy rezerwowej warto wybrać taki serwis, który w razie awarii szybko zareaguje na nasze zgłoszenie.

Kasa fiskalna z kopią papierową czy elektroniczną?

Tradycyjna kasa fiskalna posiada dwie rolki – na jednej drukuje oryginał paragonu – ten który jest wydawany klientowi, a na drugiej zapisuje kopię, która pozostaje w środku urządzenia (oczywiście rolki należy wymieniać). Kopię paragonów w formie papierowej (w formie elektronicznej jest tak samo ale o tym później) należy przechowywać przez okres 5 lat. Kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzającym dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 roku sprzedaży, podatnicy są zobowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.
Czyli jeśli ktoś ewidencjonował sprzedaż przed rokiem 2013 to kopie papierowe będzie zobowiązany przechowywać dwa lata od końca roku sprzedaży – np. sprzedaż zaewidencjonowano do listopadzie 2012 – rolkę z tą sprzedażą należy przechowywać do końca 2014 roku.

Jednakże odnośnie transakcji dokonanych od 2013 roku roku niezależnie od tego czy nośnik na którym zapisujemy „naszą” kopię jest papierowy czy elektroniczny należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym termin płatności podatku zarejestrowanego na kasie. Jest to o tyle istotne, że odnośnie np. transakcji z grudnia, z tytułu których termin płatności upływa w 25 stycznia następnego roku termin ten wydłuża się o rok.

Przykład: transakcję zarejestrowano w grudniu 2013 roku, termin płatności upłynie 25 stycznia 2014 roku, kopię paragonu należy zatem przechowywać do końca 2019 roku.

Wady kasy z zapisem elektronicznym

W zasadzie jedyną wadą takie kasy jest jej cena – w zależności od modelu kasy takie są jednak znacznie droższe niż kasy tradycyjne. Należy cały czas mieć na uwadze, że taka kasa będzie nam służyć przez dłuższy czas i nawet jeśli obecnie przechowywanie kilku rolek paragonów nie stwarza większych problemów, w przyszłości ilość ta może się zwiększyć. Rolki papierowe są też często nieodporne na działanie czasu – blakną i przez tą są nieczytelne.

Ponadto podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:
1) prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2) stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego
lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3) stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.

Przy czym przez program archiwizujący należy rozumieć zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Czy dostanę zwrot z urzędu skarbowego za kasę fiskalną?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 roku w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących zwrot za kasę możliwy jest po spełnieniu trzech podstawowych warunków:

1) złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adres) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania,
2) rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach (…)
3) posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

W przypadku podatnika, który zamierza stosować do prowadzenia ewidencji jedną kasę, zgłoszenie o którym mowa w pkt 1 może być dokonane na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy stanowiących załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 roku.

http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20130000363

Reasumując – zwrot należy się po pierwsze gdy dopełnimy niezbędnych formalności przed rozpoczęciem ewidencjonowania (zgłoszenie), kasę rejestrujemy w obowiązujących nas terminach (a nie np. miesiąc czy dwa, kiedy już od jakiegoś czasu powinniśmy rejestrować te transakcje w kasie) i dokonamy zapłaty za towar czyli kasę.

W jakiej wysokości dostanę zwrot?

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku ewidencjonowania) w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku) nie więcej jednak niż 700 zł.
Zwrot w wysokości 90% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł, można uzyskać na dwa sposoby:

odliczenia dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto (nie kupiono, a rozpoczęto) ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Należy przy tym zauważyć, że kwota podatku odliczonego nie można być wyższa od różnicy między podatkiem naliczonym a należnym, innymi słowy po złożeniu deklaracji ze zwrotem kasy, z podatku do wpłaty nie może nam się zrobić podatek do zwrotu.
Jeśli jednak kwota podatku byłaby większa niż podatek wynikający z różnicy, Podatnik może nadal otrzymać zwrot kwoty z tymże w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości 25% kwoty odpowiadającej 90% ceny zakupu (bez podatku od towarów i usług – ten odliczamy na zasadach ogólnych), nie więcej jednak niż 175 zł, jeśli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu, nie więcej jednak niż 350 zł, jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne,
w przypadku podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione (czyli nie mają od czego odliczyć) albo są podatnikami zwolnionymi podmiotowo z podatku VAT (czyli nie przekroczyli kwoty obrotu 150 tys. zł, nie zrezygnowali ze zwolnienia, nie są tzw. vatowcami) zwrot dokonywany jest na wniosek podatnika składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Co powinien zawierać wniosek nie-vatowca?

Imię i nazwisku lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.
Ponadto do wniosku należy dołączyć:
1) dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,
2) oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą;
3) informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub jego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;
4) fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą – w przypadku podatników świadczących usługi przewozu i ładunku taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Jak długo jak nie-vatowiec mogę czekać na zwrot?

Zgodnie z art. 111 ust. 5 ustawy o VAT urząd skarbowy dokonuje zwrotu na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Jestem czynnym podatnikiem VAT – jak długo będę czekał na zwrot?

W przypadku osób będących czynnymi podatnikami VAT zwrotu dokonuje się na zasadach ogólnych, jednakże z zastosowaniem ograniczeń opisanych powyżej.

Różnice w zwracanych kwotach – dla vatowca i nie-vatowca.

Przykład: Pan Jan jest czynnym podatnikiem VAT, zakupił kasę za łączną kwotę 1107 zł brutto – 900 zł netto, plus 207 zł podatek VAT. Prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną.

Ponieważ jest czynnym podatnikiem VAT, kwotę 207 zł, jako podatek naliczony odliczy w bieżącej deklaracji VAT. Odliczy również kwotę 700 zł, gdyż 90% z 900 to 810 zł, a górna granica to 700 zł.

Koszty jakie poniesie to 110 zł – VAT w kwocie 207 zł odliczy od podatku należnego, 700 zł odliczy również od podatku należnego (1107-207-700=110 zł).

Przykład: Pani Jolanta nie jest czynnym podatnikiem VAT i zakupiła kasę za łączną kwotę 1107 zł brutto, 900 zł netto, plus 207 zł podatku VAT.

Ponieważ nie jest czynnym podatnikiem VAT nie może odliczyć kwoty 207 zł od podatku, gdyż nie składa deklaracji i nie dokonuje odliczeń. Może natomiast wystąpić z wnioskiem o zwrot 700 zł. Kwota netto to 900 zł, 90% z tej kwoty to 810 zł, możliwy maksymalny zwrot – 700 zł.

Koszty jakie poniesie: 207 zł podatku VAT, którego nie może odliczyć, 110 zł stanowiącą różnice pomiędzy kwotą do zwrotu a kwotą netto zapłaconą, razem 327 zł.

Należy pamiętać, że podstawą do wyliczenia 90% także dla osób nie będących podatnikami VAT jest kwota netto.

Przykład: Pan Sławomir nie jest podatnikiem VAT. Zakupił kasę na łączną kwotę 615 zł (500 zł netto, 115 podatek VAT). Będzie mu przysługiwał zwrot w wysokości 450 zł (90% z 500 zł). Poniesie koszty w wysokości 115 zł podatek VAT i 50 zł koszty zakupu kasy nie podlegające zwrotowi.

Bardzo ważna jest też informacja, że odliczenie z tytułu zakupu kasy fiskalnej przysługuje jednorazowo, bez względu na ilość uruchamianych kas. Innymi słowy jeśli zakupimy od razu dwie kasy, urząd zwróci za dwie, jeśli zakupimy jedną a po jakimś czasie zdecydujemy się na kupno drugiej – za tą drugą kasę zwrotu już nie otrzymamy.

Kiedy ulgę na zakup kasy trzeba będzie zwrócić?

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadkach, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:
1) zaprzestaną działalności,
2) nastąpi otwarcie likwidacji,
3) zostanie ogłoszona upadłość,
4) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału) a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,
5) dokonają odliczenia z naruszeniem warunków wskazanych w ustawie (np. zaczną ewidencjonować sprzedaż na kasie w późniejszym terminie niż wynika to z przepisów prawa);
6) zaprzestaną używania kasy lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis.

Kasa kupiona – co dalej?

1. Najpóźniej na dzień przed planowaną fiskalizacją kasy (ale nic nie szkodzi na przeszkodzie by zrobić to wcześniej) należy powiadomić właściwy urząd skarbowy o planowanym rozpoczęciu ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz miejscu ich instalacji.

Począwszy od 2016 roku właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego, do którego należy złożyć pismo powiadamiające jest:

  • dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) – urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (czyli ten sam co dla podatku dochodowego);

  • dla osób innych niż fizyczne (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) – urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Do końca roku 2015 właściwym naczelnikiem był naczelnik urzędu skarbowego na terenie którego wykonywano czynności  podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Mogła zatem mieć miejsce sytuacja, że dana osoba zamieszkiwała na terenie obsługiwanym przez inny urząd, niż ten na terenie którego wykonywała czynności podlegające opodatkowaniu VAT (np. sklep był w innej części miasta lub innej miejscowości).

Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku.

http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20130000363

2. Przynajmniej na jeden dzień przed planowanym rozpoczęciem ewidencjonowania przy pomocy kasy fiskalnej należy dokonać fiskalizacji kasy.

Usługę tą wykonuje serwis kasy fiskalnych, serwisant wypełnia również książkę serwisową i dokonuje zaplombowania kasy.

Nr NIP wpisanego w czasie fiskalizacji kasy nie można później poprawić, dlatego należy zachować szczególną ostrożność dokonując jego wpisu!!!

3. Po fiskalizacji najpóźniej w ciągu 7 dni należy wypełnić i złożyć kolejny dokument do właściwego urzędu skarbowego. Jest to druk „Powiadomienie Podatnika o Miejscu Instalacji Kasy”. Taki dokument dostarcza serwisant w momencie fiskalizacji nieodpłatnie. Na druku wpisujemy wszystkie dane o swojej firmie oraz o kasie – jej nr seryjny, unikatowy (drukuje się na końcu każdego wydruku fiskalnego np. AKT 1236547958) datę obowiązku i datę fiskalizacji oraz podajemy miejsce instalacji.
Po powiadomieniu urzędu nada on kasie nr ewidencyjny, który należy wpisać do książki serwisowej oraz nanieść w sposób trwały na obudowę kasy.

Kasa posiada zatem trzy numery:
numer seryjny kasy
numer unikatowy (drukowany na każdym paragonie)
numer ewidencyjny nadawany

Podsumowując:
1. Zawiadamiamy urząd o planowanym rozpoczęciu ewidencjonowania przy pomocy kasy.
2. Dokonujemy fiskalizacji – najpóźniej na jeden dzień przed planowanym dniem rozpoczęcia ewidencjonowania.
3. W ciągu 7 dni składamy do US powiadomienie o miejscu instalacji kasy.

Przegląd techniczny kasy

Podatnik jest zobowiązany dokonywać obowiązkowych przeglądów kasy fiskalnej, nie rzadziej niż co 2 lata. Przy czym pierwszy termin obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy. Brak zgłoszenia do obowiązkowego przeglądu technicznego (ważny jest więc dzień zgłoszenia a nie dzień kiedy faktycznie przegląd się odbędzie) skutkuje utratą prawa do ulgi, którą przyznaje się w związku z zakupem kasy (o tym wyżej).

Kasa rezerwowa

Osoba, która jest zobowiązana do ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej w przypadku jej awarii jest zobowiązana przerwać sprzedaż. Dlatego też dla niektórych przedsiębiorców opłacalne może być zakupienie kasy rezerwowej. Jeśli kasę rezerwową (a także dodatkowe kasy, jeśli będziemy mieć więcej niż jedną kasę) zakupimy jednocześnie z kasą podstawową urząd zwróci wydatki także na tą kasę rezerwową i dodatkowe kasy(czyli nasz zwrot będzie 2, 3, 4 krotność kwoty 700 zł). Kasę rezerwową należy zgłosić do urzędu tak jak i kasę podstawową, a także dokonać wszystkich innych obowiązków związanych z instalacją kasy. Kasa rezerwowa musi być serwisowana tak jak i kasa podstawowa nie rzadziej niż co 2 lata.

Książka serwisowa kasy

Podatnik jest zobowiązany przechowywać książkę kasy przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie właściwych organów. W przypadku kas stacjonarnych książkę kasy przechowuje się w miejscu użytkowania kasy.

Jakie są obowiązki po fiskalizacji?

1) wydawanie nabywcy, bez jego żądania paragonu fiskalnego,
2) po fiskalizacji kasy sprzedaży należy dokonywać wyłącznie w trybie fiskalnym i nie dokonywać sprzedaży w żadnym innym trybie, w tym w trybie szkoleniowym,
3) sporządzanie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym,
4) sporządzanie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu,
5) dokonywanie wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas z zapisem innym niż elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej,
6) przechowywanie kopii dokumentów fiskalnych.

Problemy w trakcie użytkowania kasy

Raporty dobowe „zerowe” czy trzeba je drukować?

Jakkolwiek sytuacja ta nie została wprost uregulowana w przepisach, w sytuacji, gdy w danym dniu nie wystąpiła sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zasadnym wydaje się niedrukowanie raportu dobowego.

Zgodnie z par. 6 ust. 1  pkt 3 i pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 14 marca 2013 roku podatnik jest zobowiązany m.in. do sporządzania:

  • raportów fiskalnych dobowych po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
  • raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Przy czym przez raport fiskalny zgodnie z par. 2 ust. 19 powyższego rozporządzenia rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

W przypadku braku obrotów w danym dniu a co za tym idzie braku kwot podatku nie ma możliwości uzyskania z kasy raportu o obrocie.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w licznych interpretacjach. Przykładem jest indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej we Bydgoszczy z dnia 17 kwietnia 2013 r. o numerze ITPP1/443-65/13/AJ, w której stwierdza, że: “(…)Raporty fiskalne dobowe są sporządzane po zakończeniu sprzedaży w danym dniu i dokumentują obrót z tego tytułu oraz wskazują kwoty podatku należnego za daną dobę. Brak sprzedaży oznacza, że obrót i kwota podatku mają wartość zerową. Dane o sumarycznym obrocie zostaną wykazane w raporcie fiskalnym miesięcznym. Wobec powyższego, nie ma potrzeby ani prawnego obowiązku sporządzania raportów dobowych w dniach, w których nie zewidencjonowano żadnej sprzedaży na kasie rejestrującej.(…)”.

W przypadku gdy przez cały miesiąc nie doszłoby do sprzedaży tzw. detalicznej, wydaje się zasadne nie drukowanie również raportu miesięcznego, jeśli byłby on także „zerowy”.

Co zrobić gdy omyłkowo sprzedano towar ze złą ceną (błąd kasjera)?

Jeśli paragon został już zamknięty, nie ma możliwości jego anulowania. Pozostaje sporządzić protokół błędnej sprzedaży, w którym opisuje się dokonaną sprzedaż i dołącza błędnie wystawiony paragon. Należy wskazać wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego, a także krótko opisać przyczyny i okoliczności popełnienia omyłki. Najlepiej założyć jest zeszyt lub segregator korekt, w którym będzie się umieszczało takie protokoły. Należy później pamiętać, by te korekty uwzględnić w rozliczeniu miesięcznym.

Wystawiono paragon, a klient poprosił o fakturę

Fakturę wystawiamy i dołączamy do niej paragon. Klient musi oddać paragon, który musi być na stałe połączony z fakturą. Jeśli na paragonie są inne towary, które nie zostaną umieszczone na fakturze, a brak paragonu może pozbawić klienta prawa np. do reklamacji, należy sporządzić klientowi kopię paragonu (nie jest to żaden ustawowy obowiązek, ale rozwiązuje problem przyszłych reklamacji i wyszukiwania faktury z danym paragonem).

Klient zwrócił towar (z różnych przyczyn – zwrot, uznana reklamacja)

Zwrotu i uznanych reklamacji nie ewidencjonuje się na kasie fiskalnej.
Jeśli zwrot towaru skutkuje zwrotem całości lub części należności, należy założyć odrębną ewidencję zwrotów i reklamacji, która powinna zawierać:

1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Otrzymałem/am zaliczkę, czy należy ją „nabić” na kasę?

Tak, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.
Jeśli zaliczka zostanie najpierw nabita na kasę, a następnie wystawimy fakturę należy postępować tak jak przy sprzedaży towaru, gdy wystawiono paragon a klient poprosi o fakturę.
Jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy wystawienie faktury nie zwalnia z obowiązku ewidencji na kasie rejestrującej.

Co z kasą fiskalną po zapełnieniu pamięci lub po zakończeniu działalności?

Należy dokonać odczytu z pamięci urządzenia fiskalnego – czynność tą należy dokonać z udziałem pracownika urzędu skarbowego. Z czynności tej sporządza się protokół. Pamięć fiskalna podlega wymianie po dokonanych czynnościach, jest przechowywana przez podatnika w warunkach umożliwiających jej odczyt. Obowiązek przechowywania nie dotyczy sytuacji, kiedy był dokonany odczyt pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy i fakt ten potwierdzają zapisy protokołu. Obowiązek ten nie dotyczy również sytuacji, gdy producent krajowy lub importer dokonujący wymiany pamięci fiskalnej kasy potwierdzi w książce kasy brak możliwości odczytu pozostałej części zapisów tej pamięci niezawartych w protokole.

Zgubiłem książkę serwisową kasy, co robić?

Należy niezwłocznie zwrócić się do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na nowej książce na stronie tytułowej musi być umieszczony napis „duplikat”.

Skończyła mi się książka serwisowa, co robić?

Powiadom serwis – otrzymasz książkę z napisem „kontynuacja”. Książkę kontynuującą należy przechowywać razem z pierwszą książką serwisową i na tych samych zasadach.